Etap 1: Wdrożenie i konfiguracja Odoo
Pierwszym etapem projektu było wdrożenie Odoo jako narzędzia do obsługi CRM, sprzedaży i pracy operacyjnej.
Klient wcześniej nie korzystał z systemu CRM, dlatego ważne było nie tylko uruchomienie aplikacji, ale też dopasowanie jej do realnego sposobu pracy zespołu.
W ramach tego etapu skonfigurowaliśmy Odoo pod potrzeby klienta, obejmując m.in.:
- CRM,
- dane klientów,
- produkty,
- cenniki,
- proces zamówień sprzedażowych,
- podstawowe zasady pracy działu sprzedaży i obsługi klienta.
Ten etap był kluczowy, bo stworzył fundament pod dalszą automatyzację.
Bez dobrze skonfigurowanego CRM integracja z ERP byłaby tylko technicznym połączeniem systemów. Dzięki wdrożeniu Odoo klient zyskał najpierw uporządkowane miejsce do codziennej pracy sprzedażowej.
Etap 2: Integracja Odoo z Comarch ERP Optima
Drugim etapem była integracja Odoo z Comarch ERP Optima.
Po wdrożeniu Odoo pojawiła się potrzeba połączenia procesu sprzedażowego z systemem ERP, tak aby dane przygotowane w Odoo mogły być przekazywane dalej do Optimy.
W tym modelu przyjęliśmy jasny podział odpowiedzialności:
- Odoo — CRM, sprzedaż, obsługa klienta, przygotowanie zamówienia,
- Comarch ERP Optima — dokument RO, dalsza realizacja, WZ, wysyłka i fakturowanie.
Integracja pozwoliła ograniczyć ręczne przenoszenie danych między systemami i uporządkować moment przekazania zamówienia do ERP.
Zakres integracji obejmował m.in.:
- dane kontrahentów,
- dane produktów,
- informacje wymagane w procesie sprzedaży,
- cenniki i ceny,
- przekazanie zamówienia sprzedaży z Odoo do Optimy,
- utworzenie w Optimie dokumentu RO,
- zwrotne potwierdzenie z numerem dokumentu RO.
Ważnym założeniem było to, aby integracja była kontrolowalna.
Dlatego uwzględniliśmy:
- walidację danych,
- obsługę błędów,
- identyfikację wyjątków,
- informację zwrotną z Optimy,
- możliwość monitorowania procesu.
Dzięki temu integracja nie działa jak „czarna skrzynka”. Użytkownicy i administratorzy mogą sprawdzić, co zostało przekazane, gdzie pojawił się problem i co wymaga reakcji.
Etap 3: Automatyzacja zamówień z e-commerce
Trzecim etapem było usprawnienie obsługi zamówień przychodzących e-mailem.
W wielu firmach zamówienia nadal trafiają na skrzynkę pocztową. Pracownik musi otworzyć wiadomość, odczytać treść, przepisać dane, sprawdzić poprawność i dopiero wtedy rozpocząć obsługę w systemie.
To zadanie wydaje się proste, ale przy większej liczbie wiadomości staje się czasochłonne i podatne na błędy.
Dlatego w ramach kolejnego etapu wdrożenia przygotowaliśmy automatyzację która wspiera obsługę zamówień z e-commerce.
Automatyzacja e-commerce:
- przyjmuje zamówienia przesyłane przez klientów e-mailem,
- porządkuje i strukturyzuje treść wiadomości,
- tworzy zamówienie sprzedaży w Odoo,
- przekazuje zamówienie do weryfikacji przez DOK.
Dopiero po weryfikacji i akceptacji zamówienie może zostać przekazane dalej z Odoo do Comarch ERP Optima.
To ważny element całego procesu, bo automatyzacja nie usuwa kontroli człowieka.
Zamiast tego odciąża zespół z najbardziej powtarzalnej pracy, a człowiek nadal decyduje, czy zamówienie jest poprawne i gotowe do dalszej realizacji.
Bezpieczne podejście do wdrożenia
Projekt został zrealizowany etapowo, ponieważ integracja systemów biznesowych wymaga kontroli, testów i jasnego podziału odpowiedzialności.
Najpierw uporządkowaliśmy proces w Odoo, potem połączyliśmy go z Comarch ERP Optima, a dopiero w kolejnym kroku dodaliśmy automatyzację zamówień z e-maila.
Takie podejście pozwoliło ograniczyć ryzyko wdrożeniowe, szybciej dostarczyć pierwszą wartość dla użytkowników i rozwijać rozwiązanie w sposób kontrolowany.
Ważnym elementem była również obsługa wyjątków: walidacja danych, komunikaty błędów i możliwość sprawdzenia, co zostało przekazane między systemami.
Jak działa proces po wdrożeniu
Po realizacji trzech etapów proces stał się uporządkowany i bardziej przewidywalny.
-
Klient przesyła zamówienie e-mailem albo zamówienie jest tworzone bezpośrednio w Odoo.
-
Automatyzacja e-commerce może odczytać wiadomość e-mail i przygotować zamówienie w Odoo.
-
Sprzedaż lub DOK pracuje na zamówieniu w Odoo.
-
Zamówienie jest weryfikowane i akceptowane.
-
Po akceptacji dane są przekazywane z Odoo do Comarch ERP Optima.
-
W Optimie tworzony jest dokument RO.
-
Odoo otrzymuje informację zwrotną z numerem dokumentu RO.
-
Dalsza realizacja, WZ, wysyłka i fakturowanie pozostają po stronie Optimy.
Dzięki temu każdy system pełni jasną rolę.
Odoo wspiera CRM, sprzedaż i obsługę klienta.
Comarch ERP Optima obsługuje dalszą realizację ERP.
Automatyzacja e-commerce usprawnia wejście zamówienia do procesu.
Efekt dla biznesu
Największą wartością projektu było stworzenie spójnego procesu tam, gdzie wcześniej klient miał głównie ERP i brakowało narzędzia CRM.
|
Przed wdrożeniem |
Po wdrożeniu |
|
Klient korzystał z Optimy, ale nie miał systemu CRM |
Odoo zostało wdrożone jako CRM i narzędzie pracy sprzedaży |
|
Sprzedaż nie miała uporządkowanego środowiska CRM |
Klienci, produkty, cenniki i zamówienia są obsługiwane w Odoo |
|
Dane wymagały ręcznego przenoszenia między etapami procesu |
Dane z Odoo mogą być przekazywane do Optimy przez integrację |
|
Zamówienia z e-maila wymagały ręcznego opracowania |
Automatyzacja e-commerce tworzy zamówienie w Odoo na podstawie wiadomości |
|
Trudniej było kontrolować przebieg procesu |
Proces ma jasne etapy: Odoo → akceptacja → Optima |
|
ERP obsługiwał kluczowe dane, ale nie pełnił roli wygodnego CRM |
Optima pozostała ERP, a Odoo przejęło obszar CRM i sprzedaży |
W praktyce klient zyskał:
- uporządkowany CRM,
- wygodniejsze środowisko pracy dla sprzedaży i DOK,
- mniejszą liczbę ręcznych czynności,
- spójniejszy przepływ danych,
- mniejsze ryzyko błędów,
- jasny podział odpowiedzialności między systemami,
- automatyzację obsługi zamówień e-commerce,
- podstawę pod dalszy rozwój procesów.
To nie była tylko integracja systemów.
To była zmiana sposobu pracy: od rozproszonej obsługi i ręcznych czynności do uporządkowanego procesu, w którym każdy etap ma swoje miejsce.
Dlaczego to było ważne
Wdrożenie Odoo i integracja z Comarch ERP Optima pozwoliły klientowi rozdzielić role systemów w sposób zgodny z ich przeznaczeniem.
Comarch ERP Optima pozostała systemem odpowiedzialnym za ERP, dokumenty i dalszą realizację.
Odoo stało się miejscem codziennej pracy sprzedaży i obsługi klienta.
Automatyzacja e-commerce usprawniła przyjmowanie zamówień.
Dzięki temu firma nie musiała rezygnować z Optimy ani zastępować jej innym systemem. Zamiast tego rozszerzyła swój ekosystem o CRM i automatyzacje, które wspierają proces przed etapem ERP.
To podejście jest szczególnie wartościowe dla firm, które korzystają już z Comarch ERP Optima, ale czują, że brakuje im wygodnego narzędzia do sprzedaży, CRM i obsługi zamówień.
Czego nauczył nas projekt
Najważniejszy wniosek z projektu:
Nie każda firma potrzebuje wymiany ERP — często potrzebuje dobrze wdrożonego CRM i sensownej integracji z obecnym systemem.
W tym przypadku Comarch ERP Optima nadal pełniła ważną rolę w organizacji.
Wartość powstała dzięki temu, że:
Odoo uzupełniło brakujący obszar CRM, integracja połączyła sprzedaż z ERP,
Automatyzacja e-commerce usprawniła wejście zamówień do procesu, człowiek nadal kontroluje i akceptuje kluczowe decyzje, automatyzacja została wdrożona etapowo, a nie „wszystko naraz”.
Dzięki temu projekt był bezpieczniejszy, bardziej zrozumiały dla użytkowników i łatwiejszy do dalszego rozwijania.
Podsumowanie
Projekt rozpoczął się od firmy, która korzystała z Comarch ERP Optima, ale nie miała systemu CRM.
W pierwszym etapie wdrożyliśmy i skonfigurowaliśmy Odoo jako narzędzie do sprzedaży, CRM i obsługi klienta.
W drugim etapie połączyliśmy Odoo z Comarch ERP Optima, aby zamówienia i kluczowe dane mogły być przekazywane do ERP.
W trzecim etapie dodaliśmy MailParser, który wspiera obsługę zamówień przychodzących emailem i tworzy zamówienia w Odoo.
Efektem jest spójny proces, w którym:
- sprzedaż pracuje w Odoo,
- DOK kontroluje i akceptuje zamówienia,
- Optima obsługuje dalszą realizację ERP,
- Automatyzacja e-commerce ogranicza ręczną pracę przy zamówieniach.
Największą wartością nie była sama technologia.
Największą wartością było uporządkowanie pracy zespołu i stworzenie procesu, który można dalej rozwijać.
Chcesz podobnie uporządkować swój proces?
Jeżeli Twoja firma korzysta z Comarch ERP Optima, ale brakuje Ci wygodnego systemu CRM, warto sprawdzić, jak Odoo może uzupełnić obecny ekosystem.
Możemy pomóc Ci:
- przeanalizować obecny sposób pracy,
- wdrożyć Odoo jako CRM i narzędzie sprzedażowe,
- skonfigurować procesy pod realną pracę zespołu,
- zintegrować Odoo z Comarch ERP Optima,
- zautomatyzować obsługę zamówień z e-commerce,
- zaplanować dalszy rozwój automatyzacji.
Nie zawsze trzeba wymieniać obecny ERP.
Często większą wartość daje dobrze wdrożony CRM, który uzupełnia Optimę i porządkuje to, co dzieje się przed etapem księgowo-magazynowym.
Integracja CRM Odoo z Comarch ERP Optima